Bekerja Menggunakan Google Docs Secara Offline

Google Docs sebenarnya adalah alternatif dari Microsoft Office jika kalian tidak keberatan mengerjakan segalanya melalui browser, tetapi jika kalian tidak selalu terkoneksi dengan #internet, tentu pada awalnya kalian akan berfikir bahwa aplikasi gratisan dari Google ini tidaklah dapat memenuhi kebutuhan pekerjaan kalian.

Adalah Google Chrome yang memiliki kemampuan menjalankan Google Docs secara offline, hanya dengan sejumlah langkah yang mudah anda dapat menggunakan seluruh fitur dari Google Docs untuk membantu semua pekerjaan anda, bahkan jika anda sedang offline. Dan lebih hebatnya, meskipun bekerja secara offline, semua perubahan yang anda lakukan dapat secara otomatis tersimpan secara online saat internet anda terkoneksi kembali.

Pada tutorial ini, saya akan menunjukkan sejumlah cara untuk menggunakan Google Docs secara offline, dan menjelaskan bagaimana untuk mensinkronisasikan dokumen-dokumen Anda, dan bagaimana untuk dapat menggunakan file-file dari berbagai akun #Google yang anda miliki dalam satu komputer saja, ditambah hal-hal yang harus anda perhatikan jika bekerja secara offline.

Mengkonfigurasi Google Docs

Syarat untuk menggunakan Google Docs secara offline adalah menggunakan browser Google Chrome, dan untuk mendapatkan hasil yang terbaik, kalian harus selalu menggunakan Google Chrome yang up to date. Google Chrome biasanya akan melakukan update secara otomatis, namun untuk memastikannya, anda dapat masuk ke halaman “about chrome” di menu bar, dan browser akan melakukan pengecekan jika menemukan update dan menginstallnya. Dan tentu saja, jika kalian menggunakan Chromebook, browser kalian sangatlah sempurna untuk bekerja dengan Google Docs secara offline.

Buka Spoiler »

Sekarang kita buka drive.google.com melalui Chrome dan masuk ke akun kalian. Di kolom bagian kiri pada halaman Drive, klik More. Ini akan menunjukkan pilihan Offline. Klik offline untuk memulai konfigurasi.

Buka Spoiler »

Terdapat dua cara untuk mengaktifkan fitur Offline. Pertama, kalian harus menginstall Google Drive Chrome App. Klik tombol yang tersedia untuk memulai proses instalasi. Aplikasi ini akan terinstall pada browser Chrome anda, bukan pada komputer.

Buka Spoiler »

Langkah selajutnya adalah klik tombol Enable Offline. Ini akan mengaktifkan fitur offline dan mulai mendownload file-file yang anda miliki ke dalam komputer. Lama tidaknya proses ini tergantung seberapa banyak file yang anda miliki. Ketika sudah selesai, kalian akan melihat file-file kalian di komputer kalian.

Melakukan Editing Secara Offline

Kapan saja kalian terkoneksi ke internet, Google Drive akan secara otomatis mensikronisasikan pekerjaan kalian secara real-time. Kalian tidak perlu khawatir mengenai perbedaan antara file yang diedit melalui offline dan online.

Ketika kalian tidak dapat koneksi internet sama sekali, kalian dapat mengupload file-file kalian ke drive.google.com/#offline. Fitur ini akan mensikronisasikan file-file kalian tanpa harus upload satu persatu.

Google Docs dalam mode offline bekerja secara penuh layaknya mode online. Klik menu File untuk membuka pekerjaan kalian dan mulailah melakukan editing. Perubahan yang kalian lakukan akan disave setiap detik. Pada bagian atas akan terlihat icon Petir berwarna abu-abu, menunjukkan bahwa kalian sedang bekerja secara offline.

Buka Spoiler »

Hal-hal yang Harus Diperhatikan

1. Spreadsheets Offline
Ketika menggunakan spreadsheets secara offline, hanya dokumen-dokumen yang dibuat menggunakan spreadsheets versi terbaru saja yang dapat diedit, sedangkan dokumen-dokumen yang dibuat menggunakan spreadsheet sebelum desember 2013 hanya dapat dilihat saja.
Tidak ada cara yang lebih mudah untuk mengatasi hal ini kecuali copy dan paste data dari spreadsheet lama tersebut ke dokumen spreadsheet yang baru. Jangan lupa untuk menghapus file spreadsheet yang lama tersebut untuk menghindari terjadinya duplikasi.
Buka Spoiler »

2. Bekerja Dengan Banyak Akun

Jika anda tidak menggunakan komputer pribadi, maka data-data anda bisa bergabung dengan pengguna Google yang lain. Untuk mengatasi hal ini, gunakan fitur Users pada Google Chrome. Ini memungkinkan anda untuk menghindari browser anda melakukan sinkronisasi data pada akun google yang lain yang digunakan dalam browser yang sama.

Klik ikon Settings yang terletak di posisi kanan atas dari toolbar Chrome, lalu dibawah Users klik Add New User. Pilih icon dan tentukan name Anda.

Buka Spoiler »
Untuk menggunakan akun, klik ikon user di kanan atas dari browser Anda.
Buka Spoiler »

3. Fitur Yang Hilang
Google Docs diciptakan untuk bekerja melalui cloud menggunakan koneksi internet. Ketika memasuki mode offline, kalian tetap akan mendapatkan semua fitur inti yang diperlukan namun ada beberapa fitur yang hilang, diantaranya:
• Spell checking
• Menambah gambar
• Melakukan printing
• Berbagi dan mengirimkan file
• Download file
• Add-ons

Cara Lainnya

Ada cara yang lain untuk melakukan editing file-file Google Docs secara offline, yakni dengan mendownloadnya dan melakukan editing pada word processor yang anda miliki di komputer.

Untuk melakukan ini, anda hanya perlu klik File > Download as dan pilih format yang diinginkan.

Buka Spoiler »

Untuk re-upload file yang telah direvisi di komputer Anda, cukup upload file tersebut kembali ke Drive, dan akan terkonversi secara otomatis ke format Google Docs. Sebaiknya hapus file yang lama agar tidak menjadi bingung.

Buka Spoiler »

Kesimpulan

Dengan adanya fitur offline ini, kalian tidak perlu khawatir bingung bekerja jika tidak memiliki koneksi internet. Dan ketika koneksi internet kalian telah pulih kembali, ia akan tetap bekerja secara normal dan tidak perlu khawatir terjadi duplikasi data.